Wichtige Informationen und News
Wichtige Informationen
Das SAP Ticketsystem erreichen Sie unter folgender Adresse:
Service@SAP.bistumlimburg.de
Die E-Mail Adresse für den digitalen Rechnungseigang lautet:
Rechnungen@SAP.bistumlimburg.de
News
Einreichung von Honorarabrechnungen (April 2025)
Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass ab sofort eine neue FIORI-Kachel mit der Überschrift "VIM - Dokumentenablage" zur Verfügung steht. Mithilfe dieser Kachel können Honorare und Eingangsrechnungen direkt über FIORI hochgeladen und an das digitale Postfach zur weiteren Verarbeitung gesendet werden.
Bitte beachten Sie, dass Honorarabrechnungen unbedingt maschinell ausgefüllt sein müssen, da das System diese sonst nicht auslesen kann.
Es ist wichtig, dass auf allen Eingangsrechnungen und Honoraren eine Kostenstelle zur Ableitung des Prüfers angegeben wird.
Bei Rückfragen stehen Ihnen nachfolgende Personen aus dem Fachteam Diözesane Körperschaften (Rechnungswesen) zur Verfügung:
Ansprechpartner Rechnungswesen:
- Herr Robin Steffen, Telefon 06431/295-439, E-Mail r.steffen@bistumlimburg.de
- Herr Frederick Schardt, Telefon 06431/295-125, E-Mail f.schardt@bistumlimburg.de
Ansprechpartner Tagungshäuser:
- Herr Dominik Hehl, Telefon 06431/295-272, E-Mail d.hehl@bistumlimburg.de
- Frau Lisa Spuhn, Telefon 06431/295-723, E-Mail l.spuhn@bistumlimburg.de
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und viel Erfolg bei der Nutzung der neuen Funktion.
Budgetprüfung in der Genehmigungsstufe (März 2025)
Wichtige Neuerungen im SAP VIM-Prozess: Wir möchten Sie über eine wichtige Neuerung im SAP VIM-Prozess informieren. Ab sofort ist die Budgetprüfung neben der Prüfungsstufe auch in der Genehmigungsstufe implementiert.
Das bedeutet, dass Genehmiger bei einer Budgetüberschreitung die Fehlermeldung "Budgetüberschr. Sachkontenzeile: KoSt/DK 1" erhalten werden.
Neuerungen bei den Privatvorlagen (Februar 2025)
Der Einreicher einer Privatvorlage darf nicht gleichzeitig als Genehmiger fungieren und seine eigene Erstattung freigeben. Um die Unabhängigkeit und Integrität des Genehmigungsprozesses zu gewährleisten, wird das System ab sofort die entsprechende Genehmigungsstufe überspringen und die Privatvorlage an die nächsthöhere Genehmigungsstufe zur Zahlung weiterleiten, sofern kein weiterer Genehmiger auf der gleichen Genehmigungsstufe vorhanden ist. Wenn mehrere Genehmiger berechtigt sind, können diese die Privatvorlage freigeben. Diese Maßnahme dient der Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips.
SAP-VIM-Workflow
Wir freuen uns Ihnen mitzuteilen, dass der SAP-VIM-Workflow um eine zusätzliche Funktion erweitert wurde. Ab sofort (17. April 2024) können Sie über die Fiori-Kacheln auch Privatvorlagen auf digitalem Wege zur Erstattung einreichen. Die Einreichung muss persönlich durch den Zahlungsempfänger erfolgen:
Sollten Sie Rückfragen haben, können Sie diese gerne an das Ticketsystem service@sap.bistumlimburg.de senden.
Moodle Online-Kurs zum SAP VIM-Prozess (September 2023)
Im September 2023 hat erstmalig ein Moodle Online-Kurs zum SAP VIM-Prozess stattgefunden. Der VIM Prozess in SAP beschreibt die elektronische Rechnungseingabe innerhalb von SAP. In diesem Kurs finden Sie Anleitungen, Downloads und alle Materialien aus der Tool Time.
Hier der Link zum Kurs: https://moodle.bistumlimburg.de/course/view.php?id=32
Neue Genehmigungsstufen - Anpassungen im SAP VIM-System (September 2023)
Die Weiterentwicklung unseres SAP-Systems erreicht einen weiteren Meilenstein. Im zurückliegenden Jahr haben wir die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung (SAP-VIM (Vendor Invoice Management)) vorangetrieben und mit vielen Piloten im praktischen Betrieb optimiert. Diese digitale Form der Rechnungsverarbeitung wird mittelfristig das bisherige Procedere im Wege gelber Buchungsanordnungen ablösen. Der wesentliche Fokus in der Weiterentwicklung lag dabei auf der Überprüfung der stark individualisierten Anpassung unseres Systems und die Rückführung auf den Softwarestandard, um eine größere Prozesseffizienz zu erreichen. Für SAP-VIM bedeutet dies eine Anpassung der Genehmigungsstufen, die wir nun umsetzen werden, um dann den flächendeckenden Ausrollprozess weiter vorantreiben zu können.
Die sachliche Prüfung erfolgt weiterhin wie gewohnt durch den verantwortlichen Sachbearbeiter, die Genehmigung und Zahlungsfreigabe wird zukünftig funktionsbezogen nach folgenden Stufen erteilt:
Stufe 1: Abteilungs- bzw. Fachbereichsleitung bis 10.000,- €
Stufe 2: Bereichs- oder Regionalleitung bis 50.000,- €
Stufe 3: Diözesanökonom über 50.000,- €
Davon abweichend gelten für den Leistungsbereich Ressourcen & Infrastruktur aufgrund des dort auftretenden Belegvolumens folgende Stufen:
Stufe 1: Referats- bzw. Teamleitung bis 10.000,- €
Stufe 2: Abteilungs- bzw. Fachbereichsleiter bis 50.000,- €
Stufe 3: Diözesanökonom über 50.000,- €
Erinnerungs-Mail (April 2023)
Seit dem 01. April 2023 bekommen alle VIM-Benutzer täglich um 08:00 Uhr eine Erinnerungs-Mail, sofern Rechnungen zu bearbeiten sind. Diese Erinnerung kann deaktiviert werden, falls sie nicht gewünscht ist. Hierzu bitte eine E-Mail an das Ticketsystem "Service@SAP.bistumlimburg.de" senden. Weitere Einschränkungen dieser Funktion sind nicht möglich.
